担当者不在

担当者不在とは

担当者不在とは、テレアポで電話は繋がったものの、目的の担当者が外出中・会議中・離席中で話せない状態のことだ。受付から「あいにく席を外しております」と言われるケースと、直通番号や携帯にかけて留守番電話に繋がるケースの両方を含む。

重要なのは、担当者不在は「断られた」のではなく「まだ繋がっていない」だけだという点だ。フォローコール戦略の記事は、初回で10件かけて担当者と話せるのは2〜3件で、残りの7〜8件は不在や受付止まりだとしている。ここをフォローせずに次のリストへ行くのは、種を蒔いて水をやらないのと同じだ。番号そのものが生きていない現アナとは扱いが違い、不在はかけ直せば繋がる。

不在と言われたときにやること

不在の電話で最も価値があるのは、受付から得られる情報だ。次の3つを聞けるかで、次回の再架電の成功率がまるで違う。

• 戻り時間：「何時頃お戻りですか」「午前と午後、どちらがお手すきですか」
• 担当者名：「◯◯のご担当者様のお名前を教えていただけますか」——次回から名指しでかけられる
• 折り返し依頼の可否：「お戻りになりましたらご連絡いただくことは可能でしょうか」

折り返し依頼は、相手にこちらの社名と用件を伝えてもらう形になるため、完全な新規のコールドリストでは折り返しが来ることは少ない。過去に接点がある相手や資料を送った相手には有効だ。受付に「本人が不在で判断できない」と言われることも多いので、無理に頼まず「改めてお電話します」で引くほうが印象は良い。

留守電に残すか

直通や携帯で留守番電話に繋がった場合、全件にメッセージを残す必要はない。留守電メッセージの記事の目安では、一度でも会話したことがある・資料を送った・Webから問い合わせがあったなど「こちらを認識している可能性が高い」相手には残し、社名すら知られていないコールドリストには残さずに切る。残すなら15〜20秒で「誰から・何の用件か・どうしてほしいか」の3要素に絞り、留守電で売り込まない。

記録の残し方

「不在」とだけメモして終わると、2回目で同じ時間に同じトークをやり直すことになる。最低限、次の5点を残す。

不在は同じ時間帯に繰り返しやすい。再架電のタイミングの記事によれば、午前に不在なら同日か翌日の午後、午後に不在なら翌日の午前、終日不在なら2〜3営業日空けて別の曜日にかける。不在の相手には5回前後まで、時間帯と曜日を散らしてかけ直す価値がある。

なお、そもそも受付で止められて担当者に取り次がれない場合は不在ではなく受付突破の問題として別に扱う。